H/F Assistant∙e administratif∙ve et de direction – Fondation des Ponts - Champs sur Marne (77)
Le cabinet Partium recrute un·e Assistant∙e administratif∙ve et de direction en CDI pour la Fondation des Ponts.
Créée en 1997, reconnue d’utilité publique, la Fondation des Ponts soutient le développement de l’École nationale des ponts et chaussées et promeut l’excellence, l’égalité des chances et la diversité de ses élèves grâce au mécénat d’entreprises et aux dons collectés auprès des diplômés et des amis de l’École.
En 2023, la Fondation a notamment soutenu :
• 9 chaires d’enseignement et de recherche, avec le soutien de 20 entreprises partenaires
• 10 lauréats des prix pour encourager l’excellence, valoriser la recherche, soutenir l’esprit d’entreprendre,
• 91 étudiants bénéficiaires d’une aide à la mobilité entrante ou sortante,
• 7 projets innovants financés à hauteur de 250 000 € à l’occasion de la première édition de la Nuit des Ponts, portés par l’école au profit de sa recherche, de son enseignement, de son patrimoine, de ses entrepreneurs, de ses élèves…pour son rayonnement et son développement.
• De nombreux projets d’élèves soutenus (KIRO, projet humanitaire, programme étudiants réfugiés)
Dans le cadre du remplacement de son actuelle « Assistante de la Fondation » depuis 2015, vous évoluerez au cœur du campus de l’École nationale des ponts et chaussées au sein d’une équipe de 3 permanents et 2 bénévoles (Président et Délégué général).
Petite équipe à taille humaine, la Fondation des Ponts est une structure agile et dynamique, reconnue et appréciée comme telle au sein de l’école. Votre périmètre d’action sera défini comme suit autour de trois items principaux :
Gestion administrative et comptable
En lien avec notre cabinet d’expertise comptable, notre commissaire au compte, le trésorier de la Fondation.
• Préparation, suivi et exécution des conventions de mécénat (relecture, circuit de signature, envoi des appels de fonds, réception des dons, reversements, tableaux de suivi)
• Préparation des différents paiements après validation par la direction et le trésorier
• Mise à jour du tableau comptable de suivi des paiements fonds dédiés / fonctionnement
• Suivi et enregistrement des différentes factures / preuves de paiement et des relevés de compte
• Assister l’expert-comptable dans le rapprochement des factures avec le grand livre comptable.
• Enregistrement des dons sur le CRM, remise en banque.
• Émission des reçus fiscaux et envoi aux mécènes (particuliers et entreprises)
• Tenue des différents tableaux de suivi, budget (dons entreprises, chaires,…)
• Relations avec les bénéficiaires de la Fondation (bourses, prix, aides, prêt …) : participation à l’organisation des jurys et à la cérémonie de remise des prix, bourses et aides de la Fondation, versement des aides / prix aux bénéficiaires, établissement des attestations.
• Rédaction du rapport moral sur les activités dont vous assurez le suivi
La Fondation souhaite utiliser plusieurs outils permettant une gestion efficace et moderne (CRM, logiciel de gestion comptable, RH). Vous serez amené∙e à mettre en place ces différents outils avec l’équipe.
Gestion de l’organisation interne
• Gestion des agendas
• Gestion et suivi du courrier papier et électronique
• Rédaction de courriers divers de la Fondation
• Gestion des stocks de fournitures, des commandes
• Archivage des dossiers de la Fondation
Gestion des réunions et évènements
Vous serez en charge de l’organisation / gestion des réunions & évènements de la Fondation. Vous serez amené∙e à travailler en soirée une dizaine de fois dans l’année (6 réunions jusqu’à 19h30 et 4 évènements jusqu’à 22h30).
• Réservation et préparation des salles
• Envoi des convocations de réunion
• Préparation des documents à présenter en séance et en visio
• Rédaction de compte-rendu
• Liaisons fréquentes avec la présidence et le personnel de l’école ainsi qu’avec les secrétariats des entreprises partenaires.
• Préparation des événements (réservation, traiteur, technique …)
D’autres missions ponctuelles pourront vous être confiées.
De formation Bac + 2 (optionnel), vous avez une expérience de 5 années minimum sur un poste similaire avec idéalement une connaissance et/ou un fort intérêt pour le secteur du fundraising et de l’enseignement supérieur et la recherche.
Qualités requises :
• Sens de l'organisation, de la responsabilité, de l'autonomie et polyvalence
• Grande rigueur, souci du détail, de l'organisation,
• Esprit d’initiative, facultés de communication et d'adaptation,
• Aptitudes à gérer en parallèle différents dossiers,
• Capacité à travailler seule et de façon autonome,
• Bon relationnel (diplomatie, capacité à gérer des interlocuteurs variés et exigeants), en toute confidentialité.
• Bonnes compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe).
• Vous serez amené∙e à devoir maîtriser les outils numériques mis à votre disposition, cloud / travail collaboratif (Office 365, Google Drive), CRM, administratifs et comptables. Votre curiosité et capacité à assimiler rapidement seront des atouts.
Ce poste en CDI est basé dans les bureaux de la Fondation des Ponts, sur le campus de l’École nationale des ponts et chaussées à Champs sur Marne (RER A Noisy-Champs, proche autoroute A4). Parking vélo & voiture disponible sur place.
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine (flexible, c’est-à-dire qu’il doit être possible à délai de prévenance raisonnable de modifier les jours télétravaillés pour plus d’agilité) hors période de prise de fonction.
Vous bénéficierez d’un ordinateur portable moderne (2023), 2 grands écrans (+ possibilité d’achat d’un écran pour le télétravail si nécessaire).
Rémunération brute annuelle selon profil et expérience + prime annuelle de performance. Mutuelle prise en charge à 50%. Cantine subventionnée partiellement sur place. Prise en charge titre de transport à 50%.