Responsable adminitratif.ve et financier.ère
Dans le cadre d’un remplacement de poste, la Fondation de l’École normale supérieure recrute sa.son : Responsable adminitratif.ve et financier.ère.
Créée en 1986 et reconnue d’utilité publique, la Fondation de l’École normale supérieure (ENS) a pour but de développer et de soutenir les activités de recherche et de formation de l’ENS et de ses partenaires - notamment la fondation de coopération scientifique - dite Paris Sciences et Lettres (PSL).
Trois grands axes déterminent ses actions : recherche, ouverture sociale et utilité publique.
Pour mener à bien cette mission, la Fondation communique à la fois sur les projets de recherche de l’ENS à soutenir auprès de ses grands donateurs et de ses mécènes potentiels - particuliers, entreprises et/ou fondations - et sur les avancées de ses réalisations. Elle mobilise également ses ressources afin d’impliquer et de fidéliser ces publics en les conviant à des événements phares de l’ENS tout au long de l’année.
Au total, c’est une communauté de près de 10 000 personnes - dont plus de 700 mécènes - qui est potentiellement et/ou directement concernée par les activités de la Fondation.
La Fondation se développe rapidement depuis quelques années avec la mise en place d’une première campagne de levée de fonds, une augmentation significative des dons et une structuration de la gouvernance (création d’un comité d’audit & risques, d’un comité des placements et d’un comité de campagne).
Le/la RAF occupe un rôle polyvalent au sein de la Fondation, assurant une assistance administrative de haut niveau tout en contribuant activement à la gestion opérationnelle. Le poste implique la coordination des relations administratives et financières avec les mécènes de l’ENS et les services de l'ENS, l’appui logistique à l’organisation de réunions (notamment les conseils d’administration de la FENS), de missions et d’événements, et l’appui à mise en œuvre de la stratégie de communication.
Les missions :
•Suivi administratif et financier :
- Validation des dons des mécènes, envoi des reçus fiscaux ;
- Suivi administratif et financier des projets financés par la Fondation de l’ENS (chaires, programmes de bourses) en lien avec notre cabinet comptable externe, GMBA : suivi des appels des fonds aux mécènes, des conventions de reversement à l’ENS : production des tableaux de bord et reporting mensuels ;
- Élaboration et suivi du budget de fonctionnement annuel de la fondation de l’ENS ; suivi et analyse de la trésorerie de la Fondation de l’ENS ;
- Relecture des projets de convention ;
- Garantie de la conformité des processus comptables et du suivi des budgets établis ;
- Gestion des contrats ;
- Suivi du paiement des fournisseurs et prestataires.
•Appui logistique pour l’organisation de réunions, d’événements et de missions, ainsi que des conseils d'Administration de la FENS :
- Organisation des réunions, événements et conseils d'administration de la Fondation en liaison avec la direction et le bureau de la FENS, le cabinet comptable externe ;
- Coordination logistique incluant la réservation de lieux, la gestion des fournisseurs et le suivi des invitations, en liaison avec les chargé.es de mission ;
- Appui à l’organisation de missions (réservations, suivi des remboursements).
•Gestion des Ressources Humaines de la Fondation de l’ENS :
- Superviser les activités liées aux ressources humaines, notamment : les embauches, les congés, les tickets restaurant, les salaires, les remboursements, les relations avec la mutuelle des salariés, avec l’appui du cabinet externe, GMBA ;
- Organiser l’accueil, accompagner la prise de poste des salarié.e.s (y compris stagiaires et emplois-étudiants) et assurer leur suivi en transmettant notamment les éléments de paie.
Compétences et qualités requises :
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer des responsabilités variées ;
- Maîtrise des outils informatiques de gestion administrative et comptable ;
- Capacité à interagir avec divers intervenants internes et externes ;
- Maîtrise de l'anglais (niveau de base minimum requis) ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
Profil recherché :
- Formation en gestion, administration, finance ou domaine connexe, Bac+5 a minima ;
- Une expérience préalable dans un rôle similaire serait un avantage ;
- Adaptabilité, rigueur et autonomie dans le travail ;
- Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et à s'adapter aux exigences changeantes.
Conditions d'emploi :
- Type de contrat : CDI.
- Lieu : Paris, France.
- Télétravail : un jour par semaine.
- Rémunération : Selon l'expérience et les compétences du/de la candidat.e.
- Date de début de mission : octobre 2024.
- Rémunération : selon expérience.